Tidak banyak orang yang tahu bahwa email yang buruk penulisannya akan membuat kesan yang buruk. Apalagi kalau ditulis dengan gaya "chatting" dan terlalu banyak emoticon.
Jika sebuah email formal ditulis dengan asal-asalan, pembaca tidak akan terlalu tertarik untuk membalas atau membantu. Bahkan kemungkinan terburuk, pembaca email merasa tersinggung dan tidak membalas.
Kalau kamu termasuk yang cukup sering memakai email untuk berkomunikasi, coba cara-cara berikut.
1. Pada saat menulis di kolom "Subjek", pastikan tidak terlalu panjang.
Subyek yang kepanjangan akan membuat orang bingung. Pastikan pendek namun representatif, contohnya: Pertanyaan Tentang Skripsi atatu Meeting Minggu Depan.
2. Perhatikan kolom cc dan bcc.
Ketika kamu membalas email, perhatikan kolom cc dan bcc. Pastikan kamu selalu pencet tombol reply all ketika membalas email sehingga semua orang mendapat balasanmu. Tapi ketika seseorang mencantumkan alamat emailmu di kolom bcc berarti kamu "diam-diam" diajak untuk dilibatkan. Jadi jangan terburu-buru membalas emailnya.
4. Selalu mulai dengan sapaan.
Mulailah dengan Selamat Pagi atau Yth. Bapak XXXXX.
5. Ikuti dengan sedikit sentuhan perhatian.
Jika kamu belum pernah berkomunikasi sebelumnya, kamu harus memperkenalkan diri terlebih dulu. Jika kamu mendapat alamat emailnya dari orang atau media lain, kamu juga harus menyampapikan dari mana kamu mendapat alamat email tersebut. Contoh: "Nama saya Budi Prasetyo dan saya adalah Sales Manager PT. XXXXX yang bergerak di bidang ekspor dan impor. Saya mendapatkan alamat email Ibu Grace dari website perusahaan Ibu".
6. Tulis tujuanmu mengirimkan email.
Ini memang bagian tersulit. Karena email panjang bertele-tele akan membuat penerima makin bingung dan merasa waktunya terbuang. Cara praktis adalah menggunakan strategi Apa, Kapan, Di mana, Siapa. Contohnya: "Saya hendak berdiskusi mengenai Bab III skripsi saya dengan Ibu Wati. Apakah memungkinkan saya bertemu setelah jam mengajar besok di kantor Ibu? Saya tidak ada kelas setelah pukul 2 siang."
8. Ceritakan kondisi atau penawaranmu.
Jika ada tambahan informasi yang harus dilihat lewat lampiran, pastikan kamu juga mengikutsertakan informasi tambahan yang diperlukan oleh penerima email. Contohnya: "Terlampir brosur dan daftar harga produk kami sebagai bahan pertimbangan untuk perusahaan Bapak. Di halaman empat, kami mencantumkan beberapa discount menarik."
9. Satu paragraf untuk satu point pembicaraan.
Email sebaiknya ditulis singkat, padat, dan jelas, tapi kalau memang harus menulis sedikit panjang, pastikan dipisah-pisah dengan paragraf dan masing-masing paragraf hanya menjelaskan satu poin saja.
10. Pastikan ada permintaan follow-up darimu.
"Silahkan Bapak/ Ibu pertimbangakn dulu permintaan saya dan jangan ragu untuk menghubungi saya di no hp 081-234- XXXXX." atau "Kami sangat menantikan kehadiran tim perusahaan Ibu pada acara ini dan mohon RSVP dengan membalas email ini sebelum tanggal 20 Desember".
11. Tutup dengan harapan pendek.
Ini juga penting. Jangan lupa sampaikan terima kasih dan berikan perhatian pendek. Contoh: "Terima kasih atas perhatian Ibu dan selamat berakhir pekan".
12. Beri nama lengkapmu.
Pada akhir email, sebaiknya menuliskan nama lengkapmu, bukan nama panggilanmu.
13. Gunakan bahasa baku.
Pakailah bahasa Indonesia yang formal. Hindari bahasa gaul, bahasa singat-singkat, atau bahasa alay. Ini contoh buruk: "Bu srtnya gx perl dkrm bsok? Tq".
14. No emoticons!
Sekilas emoticon senyum atau ketawa memang lumrah dipakai tapi itu tidak pantas untuk email formal ke dosen, klien, apalagi bos. Hal itu akan memberi kesan kamu nggak profesional dan kekanak-kanakan.
15. Perhatikan penggunaan huruf kapital dan tanda baca.
Jika perlu menulis tanda seru atau tanda tanya, pastikan cukup satu pada akhir kalimat. Kalau lebih dari satu tanda tanya atau tanda seru itu tidak sopan. Menulis dengan menggunakan huruf kapital semua juga dianggap kasar dan emosional.
16. Jangan langsung kirim.
Sempatkan untuk cek dan mengedit emailmu sebelum dikirim. Karena begitu terkirim, kesalahan yang kamu buat tidak bisa dikoreksi.
Komentar
Posting Komentar