Menulis E-mail Profesional dalam Bahasa Inggris

Menulis e-mail dalam Bahasa Inggris adalah latihan yang harus dilakukan dalam konteks aktivitas profesional saat ini. Salah tafsir, formulasi yang terlalu kaku, atau terlalu santai merupakan resiko ketika menerjemahkan e-mail dalam bahasa Inggris ke bahasa Indonesia. Sehingga saat ini, penulis harus benar-benar menguasai tata cara berbahasa dan berkorespondensi dengan bahasa Inggris yang baik dan benar. Untuk menghindari salah korespondensi dalam bahasa Inggris, berikut ini adalah beberapa pengetahuan yang berguna untuk menyusun e-mail dalam bahasa Inggris yang profesional. 

Untuk Siapa dan Untuk Apa?

Saat ini banyak karyawan perusahaan yang bekerja dalam konteks internasional, untuk pertukaran komersial, untuk kemitraan, untuk pertanyaan tentang produk, dan lain-lain. Banyak pegawai mendapati diri mereka terpaksa untuk menghubungi profesional atau mitra yang berbasis di Inggris, Amerika atau di bagian dunia lainnya, sehingga harus berkomunikasi dalam bahasa Inggris.

Subjek E-mail

Seperti dalam bahasa Indonesia, kolom "Subjek" harus harus selalu diisi dengan tepat dan ringkas, sesuai isi pesan. Kolom ini mengindikasikan tindakan atau tujuan yang spesifik dalam korespondensi e-mail ini. Saat membaca subjek e-mail, penerima harus mengetahui apakah itu e-mail perkenalan, terkait angket, untuk menanyakan informasi spesifik, untuk mengingatkan, untuk melamar kerja, terkait reklame atau peringatan, untuk menjawab sebuah pertanyaan, dll.

Cara yang baik untuk memilih "kata kunci" yang tepat adalah dengan menulis subjek email setelah benar-benar menulis isi pesan dan membacanya dengan seksama. Begitu anda telah memilih subjek e-mail anda, tanyakan pada diri anda pertanyaan sederhana: tanpa mengetahui isi e-mail, apakah subjek tersebut memungkinkan penerima untuk mengetahui isi e-mail dengan jelas? 

Awal e-mail

Beberapa ungkapan dalam e-mail memang diijinkan dan tentu saja tergantung pada tingkat keakraban anda, konteks hierarkis anda, dan sejarah korespondensi anda dengan lawan bicara.

Kata Salam

Salam yang tidak formal: "Hello Mark", atau "Hi Mark" (dalam konteks hierarkis yang setara, setelah beberapa kali berbicara). Salam formal: "Dear Mark" (netral), "Dear Mr. Smith" (sangat formal, terutama digunakan untuk klien). Salam untuk penerima yang tidak dikenal, misalnya ketika melamar kerja: "To whom it may concern" yang artinya "Untuk yang bersangkutan".

Kalimat Pengantar dan Badan Pesan

Kalimat pengantar harus memberikan indikasi yang tepat tentang tujuan e-mail, sesuai dengan subjek. Anda tidak perlu memperkenalkan diri di awal email, karena tanda tangan memberikan informasi yang tepat tentang identitas Anda. Beberapa kalimat berikut mungkin juga digunakan dalam isi pesan:

Email perkenalan

"I'm writing in connection with" (+ subjek e-mail)

"I am writing with regard to" (+ subjek e-mail)

"Your name (your email contact) was given to me by..." (jika memerlukan keterangan yang lebih detail)

"I am writing to you on behalf of..."

Untuk menjawab

"Thank you for your consideration on that matter/regarding" (berterima kasih karena permintaan yang kita ajukan telah dilakukan lawan bicara).

"Thank you for your availability/quick answer"

Pesan informatif (netral/positif/negatif)

"I'm writing to let you know that" (netral)

"I (we) am (are) delighted to tell you that" (informasi positif)

"We regret to inform you that" (informasi penolakan kita atas permintaan lawan bicara)

Permintaan

"I'd be very grateful if you could" (formal)

"Would you be so kind as to" (formal)

"Could you please..." (netral)

Mengingatkan atau follow-up

"To this day, I haven't received any answer from you regarding...", "I would like to kindly remind you that..."

"Further to..."

"With reference to..."

Terima Kasih

"I (We) would like to express my (our) gratitude for all your help in this matter" (sangat formal)

Pertanyaan terkait sebuah informasi atau klarifikasi

"Could you give me some information/tell me more about..."

"I'm interested in receiving..."

"There are several points we don't quite understand regarding...", "Would you mind giving more details about..."

Menyimpulkan sebuah e-mail

Beberapa ungkapan atau kalimat diizinkan, namun tetap tergantung pada sifat pesannya:

"If you need any additional assistance, please contact me" (digunakan setelah pemberian informasi, biasanya untuk klien)

"If you need any further information, feel free to contact me"

"Thank you in advance..."

"I look forward to hearing from you soon".

Akhirnya, beberapa ungkapan yang sopan di akhir email, seperti "Hormat saya" dalam bahasa Indonesia, harus ditulis. Berikut merupakan kalimat standar untuk menutup e-mail dalam korespondensi berbahasa Inggris:

"Kind regards"

"Best regards"

"Regards" (antara kolega kerja).

Kalimat untuk Dokumen Terlampir

Empat kalimat standar:

"Please find attached"

"Hereby attached..."

"Please find enclosed" (jarang digunakan)

"Please find below" (ketika menunjuk ke sebuah kalimat atau paragraf yang terletak di bawah e-mail)

Inggris British dan Inggris Amerika

Beberapa keistimewaan linguistik atau ortografi membedakan antara Inggris British dan Inggris Amerika. Sehingga, ingatlah untuk menanyakan terlebih dahulu, jenis bahasa Inggris yang digunakan koresponden anda, sehingga tidak menyinggung lawan bicara (beberapa orang Amerika tidak menghargai khas bahasa Inggris British dan sebaliknya). Beberapa kamus bahasa Inggris terkadang menandai perbedaan antara Inggris British dan Inggris Amerika. 

Struktur Kalimat dan Tanda Baca

Untuk lebih memperjelas e-mail profesional anda dalam bahasa Inggris, pertimbangkan untuk menggunakan tanda baca untuk menekankan struktur kalimat.

Jangan Menjawab Terlalu Cepat

Apakah Anda baru saja menerima e-mail dalam bahasa Inggris? Luangkan waktu untuk memahami sebelum menjawabnya. Hindarilah penerjemah bahasa Inggris-Indonesia yang tersedia di Web. Penerjemah di web sering sekali menerjemahkan kata demi kata, sehingga dapat menyebabkan salah tafsir dan tidak akurat. Jangan ragu untuk memakai kalimat formulasi yang digunakan oleh lawan bicara anda untuk menulis e-mail kepada anda dalam bahasa Inggris.